Cómo preparar un PDF confidencial antes de compartirlo

Inspecciona lo que revela el archivo

Un PDF puede decir más de lo que muestran sus páginas. Abre Propiedades y metadatos PDF con tu archivo y lee el número de páginas, el título, el autor, el asunto, las palabras clave y las dimensiones de las primeras páginas. Los títulos y los autores suelen revelar el nombre de una persona, un proyecto, un cliente anterior o un número de borrador que no querías compartir. Copia el resumen y guárdalo como registro de lo que contenía el original. Este paso solo lee información; no cambia ni envía nada. Hazlo sobre una copia si el documento es delicado, para que el original quede exactamente como estaba.

Edita las propiedades que puedes controlar

Editar metadatos PDF permite revisar y cambiar el título, el autor, el asunto y las palabras clave, y guardar una copia. Sustituye un título revelador por uno neutro y borra el autor cuando no haga falta. Ten presentes los límites: otros datos incrustados, como los metadatos XMP, no los modifica esta herramienta, y editar un PDF invalida las firmas digitales existentes. Esto significa que el paso reduce lo visible en las propiedades estándar, pero no es una limpieza completa. Vuelve a abrir la copia en Propiedades y metadatos PDF para confirmar que los campos cambiaron como esperabas.

Elimina las páginas que no deben salir

Eliminar páginas PDF crea un archivo nuevo sin las páginas que indiques, por ejemplo 2 o 2-3, y conserva el resto en su orden. Úsalo para un anexo, una página con precios o cualquier página que no sea para el destinatario. Eliminar una página la quita de la copia; no quita texto de las páginas que quedan. Si una página restante contiene algo sensible, hace falta una redacción real con una herramienta diseñada para ello, y dibujar un rectángulo negro sobre el texto no basta porque el texto de debajo puede seguir seleccionándose. Cuenta las páginas del resultado.

3 → 2
Snipshed sample → Confidential copy

Marca la copia con una marca de agua

Marca de agua PDF añade texto visible, por ejemplo BORRADOR o el nombre del destinatario, con la posición, rotación, tamaño y opacidad que elijas. Una marca de agua no impide copiar, pero hace rastreable una filtración e indica que el documento no es definitivo. Mantén el texto legible sin tapar el contenido: una opacidad baja y una posición diagonal suelen funcionar bien. Aplícala después de eliminar páginas, para que aparezca solo en las que quedan, y compruébala en la primera, la central y la última página del resultado.

Reduce el tamaño y prueba el archivo final

Si el archivo pesa demasiado para el correo, Comprimir PDF recomprime las fotos JPG incrustadas y reduce las de resolución excesiva, mientras que el texto y los gráficos no cambian; si el archivo ya está optimizado, te lo indica y no crea nada. Después prueba la copia final como lo haría el destinatario: ábrela en otro visor y comprueba el número de páginas, las propiedades, la marca de agua y que las páginas eliminadas ya no están. Nombra el archivo para el destinatario, guarda el original en un lugar privado y recuerda que enviar el PDF lo comparte con el servicio que uses para enviarlo.