So bereiten Sie ein vertrauliches PDF vor dem Teilen vor

Prüfen, was die Datei verrät

Ein PDF kann mehr verraten, als seine Seiten zeigen. Öffnen Sie PDF-Eigenschaften und Metadaten anzeigen mit Ihrer Datei und lesen Sie Seitenzahl, Titel, Autor, Betreff, Schlüsselwörter und die Maße der ersten Seiten ab. Titel und Autoren verraten oft einen Personennamen, ein Projekt, einen früheren Kunden oder eine Entwurfsnummer, die Sie nicht weitergeben wollten. Kopieren Sie die Zusammenfassung und bewahren Sie sie als Nachweis dessen auf, was im Original stand. Dieser Schritt liest nur Informationen; nichts wird geändert oder gesendet. Tun Sie es bei einem heiklen Dokument an einer Kopie, damit das Original genau so bleibt, wie es war.

Die Eigenschaften bearbeiten, die Sie steuern können

Mit PDF-Metadaten bearbeiten können Sie Titel, Autor, Betreff und Schlüsselwörter prüfen, ändern und eine Kopie speichern. Ersetzen Sie einen verräterischen Titel durch einen neutralen und löschen Sie den Autor, wenn er nicht nötig ist. Kennen Sie die Grenzen: Andere eingebettete Daten, etwa XMP-Metadaten, ändert dieses Werkzeug nicht, und das Bearbeiten eines PDFs macht bestehende digitale Signaturen ungültig. Der Schritt verringert also, was in den Standardeigenschaften sichtbar ist, ist aber keine vollständige Bereinigung. Öffnen Sie die Kopie erneut in PDF-Eigenschaften und Metadaten anzeigen, um zu bestätigen, dass sich die Felder wie erwartet geändert haben.

Seiten löschen, die nicht herausgehen dürfen

PDF-Seiten löschen erzeugt eine neue Datei ohne die genannten Seiten, zum Beispiel 2 oder 2-3, und behält die übrigen in ihrer Reihenfolge. Nutzen Sie es für einen Anhang, eine Seite mit Preisen oder jede Seite, die nicht für den Empfänger bestimmt ist. Das Löschen entfernt eine Seite aus der Kopie; es entfernt keinen Text aus den verbleibenden Seiten. Enthält eine verbleibende Seite etwas Sensibles, braucht es eine echte Schwärzung mit einem dafür gedachten Werkzeug, und ein schwarzes Rechteck über dem Text genügt nicht, weil der Text darunter weiter markierbar sein kann. Zählen Sie die Seiten des Ergebnisses.

3 → 2
Snipshed sample → Confidential copy

Die Kopie mit einem Wasserzeichen kennzeichnen

PDF mit Wasserzeichen versehen fügt sichtbaren Text hinzu, zum Beispiel ENTWURF oder den Namen des Empfängers, mit Position, Drehung, Größe und Deckkraft nach Ihrer Wahl. Ein Wasserzeichen verhindert das Kopieren nicht, macht aber ein Datenleck nachvollziehbar und zeigt, dass das Dokument nicht endgültig ist. Halten Sie den Text lesbar, ohne den Inhalt zu verdecken: Eine geringe Deckkraft und eine diagonale Position funktionieren meist gut. Wenden Sie es nach dem Löschen der Seiten an, damit es nur auf den verbleibenden erscheint, und prüfen Sie es auf der ersten, einer mittleren und der letzten Seite des Ergebnisses.

Die Größe verringern und die fertige Datei testen

Ist die Datei für E-Mail zu groß, komprimiert PDF komprimieren eingebettete JPG-Fotos neu und verkleinert solche mit übermäßiger Auflösung, während Text und Grafiken unverändert bleiben; ist die Datei bereits optimiert, erfahren Sie das und es wird nichts erstellt. Testen Sie dann die fertige Kopie wie der Empfänger: Öffnen Sie sie in einem anderen Viewer und prüfen Sie Seitenzahl, Eigenschaften, Wasserzeichen und dass die gelöschten Seiten fehlen. Benennen Sie die Datei für den Empfänger, bewahren Sie das Original an einem privaten Ort auf und denken Sie daran, dass das Senden des PDFs es mit dem Dienst teilt, über den Sie es senden.