Come preparare un PDF riservato prima di condividerlo

Ispeziona ciò che il file rivela

Un PDF può dire più di quanto mostrano le sue pagine. Apri Proprietà e metadati PDF con il tuo file e leggi il numero di pagine, il titolo, l’autore, l’oggetto, le parole chiave e le dimensioni delle prime pagine. Titoli e autori rivelano spesso il nome di una persona, un progetto, un cliente precedente o un numero di bozza che non volevi condividere. Copia il riepilogo e conservalo come registro di ciò che conteneva l’originale. Questo passaggio legge soltanto informazioni; non cambia né invia nulla. Fallo su una copia se il documento è delicato, così l’originale resta esattamente com’era.

Modifica le proprietà che puoi controllare

Modifica metadati PDF permette di rivedere e cambiare titolo, autore, oggetto e parole chiave e di salvare una copia. Sostituisci un titolo rivelatore con uno neutro e cancella l’autore quando non serve. Tieni presenti i limiti: altri dati incorporati, come i metadati XMP, non vengono modificati da questo strumento, e modificare un PDF invalida le firme digitali esistenti. Questo significa che il passaggio riduce ciò che è visibile nelle proprietà standard, ma non è una pulizia completa. Riapri la copia in Proprietà e metadati PDF per confermare che i campi siano cambiati come previsto.

Elimina le pagine che non devono uscire

Elimina pagine PDF crea un nuovo file senza le pagine indicate, per esempio 2 o 2-3, e mantiene le altre nel loro ordine. Usalo per un allegato, una pagina con i prezzi o qualsiasi pagina non destinata al destinatario. Eliminare una pagina la toglie dalla copia; non rimuove il testo dalle pagine che restano. Se una pagina rimasta contiene qualcosa di sensibile, serve una vera redazione con uno strumento progettato per questo, e disegnare un rettangolo nero sul testo non basta perché il testo sottostante può essere ancora selezionato. Conta le pagine del risultato.

3 → 2
Snipshed sample → Confidential copy

Contrassegna la copia con una filigrana

Aggiungi filigrana al PDF aggiunge testo visibile, per esempio BOZZA o il nome del destinatario, con posizione, rotazione, dimensione e opacità a tua scelta. Una filigrana non impedisce di copiare, ma rende rintracciabile una fuga di notizie e segnala che il documento non è definitivo. Mantieni il testo leggibile senza coprire il contenuto: un’opacità bassa e una posizione diagonale funzionano di solito bene. Applicala dopo aver eliminato le pagine, perché compaia solo su quelle rimaste, e controllala nella prima, nella centrale e nell’ultima pagina del risultato.

Riduci la dimensione e prova il file finale

Se il file è troppo pesante per l’email, Comprimi PDF ricomprime le foto JPG incorporate e riduce quelle a risoluzione eccessiva, mentre testo e grafica non cambiano; se il file è già ottimizzato, te lo segnala e non crea nulla. Poi prova la copia finale come farebbe il destinatario: aprila in un altro visualizzatore e controlla il numero di pagine, le proprietà, la filigrana e che le pagine eliminate non ci siano più. Dai al file un nome adatto al destinatario, conserva l’originale in un luogo privato e ricorda che inviare il PDF lo condivide con il servizio che usi per inviarlo.