Inspecione o que o arquivo revela
Um PDF pode dizer mais do que as suas páginas mostram. Abra Propriedades e metadados do PDF com o seu arquivo e leia o número de páginas, o título, o autor, o assunto, as palavras-chave e as dimensões das primeiras páginas. Títulos e autores costumam revelar o nome de uma pessoa, um projeto, um cliente anterior ou um número de rascunho que você não pretendia compartilhar. Copie o resumo e guarde-o como registro do que o original continha. Este passo só lê informações; nada é alterado nem enviado. Faça-o numa cópia se o documento for delicado, para que o original fique exatamente como estava.
Edite as propriedades que você pode controlar
Editar metadados do PDF permite revisar e alterar o título, o autor, o assunto e as palavras-chave, e salvar uma cópia. Troque um título revelador por um neutro e apague o autor quando não for necessário. Tenha em mente os limites: outros dados incorporados, como os metadados XMP, não são modificados por esta ferramenta, e editar um PDF invalida as assinaturas digitais existentes. Isso significa que o passo reduz o que é visível nas propriedades padrão, mas não é uma limpeza completa. Reabra a cópia em Propriedades e metadados do PDF para confirmar que os campos mudaram como esperado.
Exclua as páginas que não devem sair
Excluir páginas do PDF cria um arquivo novo sem as páginas que você indicar, por exemplo 2 ou 2-3, e mantém as demais na ordem. Use para um anexo, uma página com preços ou qualquer página que não seja destinada ao destinatário. Excluir uma página a remove da cópia; não remove texto das páginas que ficam. Se uma página restante contém algo sensível, é preciso uma redação real com uma ferramenta feita para isso, e desenhar um retângulo preto sobre o texto não basta porque o texto por baixo ainda pode ser selecionado. Conte as páginas do resultado.
3 → 2 Snipshed sample → Confidential copy
Marque a cópia com uma marca d’água
Adicionar marca d’água ao PDF acrescenta texto visível, por exemplo RASCUNHO ou o nome do destinatário, com a posição, a rotação, o tamanho e a opacidade que você escolher. Uma marca d’água não impede a cópia, mas torna rastreável um vazamento e indica que o documento não é definitivo. Mantenha o texto legível sem cobrir o conteúdo: uma opacidade baixa e uma posição diagonal costumam funcionar bem. Aplique-a depois de excluir páginas, para que apareça só nas que ficam, e confira-a na primeira, na central e na última página do resultado.
Reduza o tamanho e teste o arquivo final
Se o arquivo está pesado demais para o e-mail, Comprimir PDF recomprime as fotos JPG incorporadas e reduz as de resolução excessiva, enquanto texto e gráficos não mudam; se o arquivo já está otimizado, você é avisado e nada é criado. Depois teste a cópia final como faria o destinatário: abra-a em outro leitor e confira o número de páginas, as propriedades, a marca d’água e que as páginas excluídas não estão mais lá. Dê ao arquivo um nome para o destinatário, guarde o original em um lugar privado e lembre-se de que enviar o PDF o compartilha com o serviço que você usa para enviá-lo.
Prepare uma amostra de três páginas
Baixe sample-3-pages.pdf e abra Propriedades e metadados do PDF para ler o título e o autor. Em Editar metadados do PDF troque o título por Cópia confidencial e apague o autor, e salve. Abra a cópia em Excluir páginas do PDF, remova a página 2 e salve. Por fim, aplique Adicionar marca d’água ao PDF com o texto RASCUNHO ao resultado e abra de novo as suas propriedades.
3 → 2 Snipshed sample → Confidential copy
O arquivo final tem duas páginas, o título novo e nenhum autor, e a marca d’água aparece em cada página restante. A amostra original não muda.
Abra o PDF final em outro leitor e confira cada página. Esta amostra não tem conteúdo confidencial real; com documentos reais, teste antes todo o processo numa cópia inofensiva. Lembre-se de que esses passos não alteram os dados XMP nem o texto das páginas que ficam.